Apps para organizar sua rotina: opções para gerenciar tarefas

Organizar a rotina nem sempre é uma tarefa fácil. Essa missão é ainda mais complexa no mundo moderno e agitado que vivemos! Trabalho, estudo, esportes, lazer e tarefas de casa são algumas das coisas comuns nas listas de afazeres… Assim, organizar a rotina é essencial para alcançar o máximo de produtividade e bem-estar.

Claro que existem diversas formas de como realizar essa organização e cada pessoa se adapta melhor a determinada maneira. O método tradicional, com papel e caneta, sempre é uma boa opção. Por outro lado, a infinidade de opções do  mundo digital, como sites, aplicativos e agendas virtuais, são muito convenientes.

Entretanto, não importa a forma escolhida, a organização auxilia no gerenciamento e otimização do seu tempo e consequentemente da sua rotina.

Uma dica inicial…

Antes mesmo de pensar em começar o processo de organização, seja manual ou online, é importante listar todas as atividades que você realiza por dia, semana, mês ou ano. Assim, é possível ter uma visão panorâmica das suas tarefas e demandas, bem como prazos e outras informações de cada um dos seus compromissos.

A força dos aplicativos

Atualmente, aplicativos gratuitos para organizar a rotina estão disponíveis para celulares Android e iPhone (iOS) e são ferramentas valiosas para ajudar os usuários a planejar e seguir suas tarefas diárias. Essas opções são úteis para monitorar o tempo, salvar conteúdos importantes, fazer anotações e visualizar cada etapa de um projeto. Além disso, é possível alcançar maior foco com aplicativos de gerenciamento de tempo.

A tecnologia oferece uma ampla gama de aplicativos poderosos que podem simplificar e otimizar nossa vida diária. E se curte usar a tecnologia ou busca uma opção mais prática que o papel e caneta, aqui vai algumas opções interessantes para essa jornada.

Continue lendo e descubra aplicativos grátis, com funções simples e até mesmo mais gamificadas, para ajudar seu cotidiano.

Apps mais populares

Esses aplicativos oferecem funcionalidades específicas que podem ser muito úteis para diferentes perfis de usuários, dependendo de suas necessidades e preferências. Primeiro vamos conhecer os mais populares e utilizados, tanto para rotina pessoa quanto de trabalho.

Trello

O Trello é um aplicativo versátil que oferece uma abordagem visual para a organização de projetos e tarefas. É uma ferramenta simples e intuitiva, útil para gerenciar rotinas de estudos, demandas de trabalho e até mesmo viagens.

Usa o conceito de quadros, listas e cartões, que permite a criação de fluxos de tarefas personalizados para atender a necessidades específicas. A principal vantagem do Trello é sua capacidade de facilitar a colaboração, o que o torna popular entre profissionais de diversas áreas.

As equipes podem convidar membros para quadros compartilhados e trabalhar juntos em tempo real, personalizando cartões com prazos e atribuições .A visualização de tarefas através de cartões que podem ser movidos entre painéis e listas ajuda a acompanhar o progresso das atividades.

O Trello também é ótimo para organizar tarefas pessoais, com a flexibilidade de dividir as tarefas por dia, semana ou mês. O app oferece uma versão grátis com recursos básicos, além de planos pagos para funcionalidades avançadas. Pode ser acessado via computador e tablet por meio do site, e se integra com ferramentas como o Slack para otimizar a comunicação.

Google Keep

Outra opção para organizar sua rotina diária é o Google Keep, um bloco de notas virtual que permite adicionar lembretes e anotações de maneira rápida e eficiente. O aplicativo permite usar os “post-its” digitais para criar listas com os afazeres de dar “check” sempre que concluir uma tarefa.  As notas podem ser organizadas por cores facilitando a visualização dos blocos.

Ainda existem outras funcionalidades interessantes. o Google Keep permite a adição de imagens, gravações e possui ferramentas de desenho que simulam a escrita em papel. Também é possível convidar pessoas por e-mail para participarem do painel virtual.

Google Agenda

Como o próprio nome indica, o Google Agenda é um aplicativo de agenda virtual que, com uma interface minimalista e amigável, permite criar eventos, definir lembretes e estabelecer metas de forma simples. O layout oferece três modos de visualização: mensal, semanal e diário, o que facilita o gerenciamento das reuniões e tarefas.

O aplicativo permite convidar pessoas para reuniões, seja presencial, indicando o local, ou remotamente, com o link da chamada. O Google Agenda é útil para gerenciar os compromissos ao longo do tempo, já que conta com opção de notificação para lhe avisar de um compromisso.

Como parte do pacote de aplicativos do Google, o aplicativo tem a capacidade de extrair informações relevantes de outros aplicativos e criar eventos automaticamente.

Em resumo, essa opção é uma solução simples, mas poderosa, para organizar sua rotina.

Evernote

O Evernote é uma ferramenta abrangente para capturar e organizar informações importantes, ideal para quem busca um bloco de notas digital mais versátil. Esse aplicativo permite anotações de texto, listas de tarefas, inserção de imagens e gravações de áudio.

Conta com uma interface intuitiva e um gerenciamento simples de tarefa, o Evernote oferece recursos avançados de busca, permitindo encontrar rapidamente qualquer informação, mesmo com uma grande quantidade de dados armazenados.

Como diferencial de outros aplicativos, o Evernote permite gerenciar diversos documentos, escanear e organizar arquivos, e usar o Web Clipper para salvar páginas da web, artigos e PDFs.

O Evernote oferece um bom custo-benefício, com opções de plano básico, premium e business, adaptáveis às necessidades de cada usuário. Outro destaque é o modo offline, que possibilita o uso do app sem internet.

Consolidado no mercado, o Evernote é uma escolha de destaque entre os aplicativos de organização, sendo útil tanto para gerenciamento pessoal quanto para projetos em equip, assim como o Trello.

OneNote

Este  aplicativo é da Microsoft e possui recursos similares ao  Google Keep. Seu diferencial é a integração com aplicativos Office, como o Word, Excel e Power Point.

Funcionando como um bloco de anotações, possibilita a criação de listas de afazeres domésticos, consultas médicas, além de atividades de leituras, filmes e  compras, bem como outras atividades que fazem parte do seu cotidiano.

Outras opções para o seu dia a dia

Também listamos algumas opções alternativas que focam em funcionalidades para acompanhar o tempo gasto em cada tarefa e/ou focado em atividades para grupos menores.

Todoist

O Todoist  é mais um dos aplicativo para gerenciar tarefas, tanto profissionais quanto pessoais, isso, devido a recursos como lembretes, etiquetas e projetos colaborativos. Com uma interface intuitiva, permite criar listas de tarefas, estabelecer prioridades, definir prazos e acompanhar o progresso em tempo real.

Suas funcionalidades incluem compartilhamento, delegação de tarefas e integração de outros aplicativos, além de integração multiplataforma, o que significa que você pode acessar suas listas de tarefas em qualquer dispositivo.

Um diferencial do Todoist é sua tela de produtividade visual e completa. O app oferece uma versão gratuita com limitações em projetos e colaboradores, além das versões premium e business.

Destaca-se também a ferramenta “karma”, que pontua o usuário ao cumprir objetivos e reduz pontos por tarefas pendentes, incentivando a gestão de tempo de forma divertida.

Em suma, esse app elabora uma lista de tarefas, dividida por critérios de sua escolha, com opções para gestão das suas tarefas, checklists e fluxos de trabalho. Determinar prazos e prioridades e tem interface simples e amigável.

Asana

Um nome não tão conhecido, a Asana é um software completo para gerenciamento de tarefas e projetos de equipes. Com essa plataforma é possível criar equipes e projetos públicos ou privados. O gerenciamento das tarefas pode ser realizado em etapas, e existe uma funcionalidade de automatização do fluxo de trabalhos. Ainda conta com chat para comunicação.

Outra vantagem é que a plataforma tem integração com vários outros aplicativos e softwares, como por exemplo os do Google. A Asana tem planos para todos os tipos de pessoas e empresas, desde um plano básico que é gratuito, até mais opções mais avançadas, de acordo com a necessidade e tamanho de cada projeto e/ou instituição.

Notion

Essa plataforma apresenta uma gama de recursos, com páginas flexíveis que permitem criar um fluxo de trabalho e visualizar tudo por cronograma (calendário), tarefa, equipe ou estágio do andamento. Ou seja, é muito usada para gerenciar equipes e perfeitamente adaptável para uso individual.

Além disso, também é possível colocar arquivos de mídia, links da internet, códigos de programação e outros recursos. E para facilitar ainda mais, o Notion conta com automações, colocando tarefas repetitivas no piloto automático.

Em resumo, o Notion permite organizar tarefas e listas de atividades, ajudando a encarar qualquer projeto, seja grande ou pequeno. Oferece visualizações personalizadas, permitindo diferentes formatos, como calendários ou quadros kanban.

Toggl Track

O Toggl Track é uma excelente ferramenta para monitorar o tempo gasto em diferentes tarefas e projetos, sendo especialmente útil para freelancers e equipes remotas. É uma opção de um aplicativo que registra o tempo gasto em cada tarefa.

O aplicativo funciona como um cronômetro, permitindo que você dê título ao projeto em execução e comece a monitorar o tempo com um simples toque no botão de play. Uma das principais funcionalidades do Toggl Track é a geração de relatórios detalhados, que exibem gráficos com informações sobre como o tempo gasto em diferentes atividades.

Todos esses recursos facilitam a organização das tarefas e a gestão de múltiplas demandas ao longo do dia.

Quire

O Quire é uma opção simples para as pessoas que precisam de um gerenciador de tarefas sem complicações, ideal para pequenas equipes ou projetos pessoais. O aplicativo permite criar projetos, definir datas de entrega, atribuir responsabilidades e gerenciar o progresso em quadros dinâmicos.

Com uma interface limpa e fácil de usar, o Quire é uma escolha prática para quem valoriza a simplicidade. Todas as funcionalidades do Quire são gratuitas, entretanto há um limite de projetos e membros, por isso se torna mais adequado para equipes pequenas ou para uso pessoal.

Além dos calendários e blocos

Saindo um pouco dos aplicativos com a ideia de calendários ou bloco de afazeres, também selecionamos duas opções com funções e ideias diferenciadas e criativas.

Pocket

O Pocket é um aplicativo que permite salvar conteúdos da web em um só lugar. É a opção ideal para guardar textos, notícias, artigos e vídeos para ler depois, quando estiver com mais tempo. Para adicionar conteúdos ao app, o usuário deve selecionar o ícone de compartilhamento na plataforma e escolher “Adicionar no Pocket”. Uma função interessante é a “Ouvir”, que transforma qualquer conteúdo salvo em áudio.

Com um layout simples, o Pocket organiza os conteúdos em uma lista, utilizando tags para categorizar ou arquivar arquivos que já não são mais de interesse. As funcionalidades do app auxiliam na organização das leituras e facilitam o acesso aos conteúdos desejados para visualização futura.

Habitica

Já o Habitica oferece uma abordagem gamificada para a gestão de tarefas, transformando a rotina em um jogo de RPG (Role-Playing Game). Com este aplicativo,  é possível criar  um personagem que evolui à medida que completa tarefas e desenvolve hábitos produtivos.

Ao realizar suas tarefas diárias, você ganha recompensas virtuais que podem ser usadas para melhorar seu personagem ou desbloquear recursos adicionais no jogo. Além disso, o Habitica conta com uma comunidade ativa, permitindo que você se junte a grupos e desafie amigos, criando um ambiente motivador para aprimorar sua rotina e alcançar suas metas.